Auftragsverarbeitung

Parteien und Einbeziehung

Diese Vereinbarung nach Artikel 28 DSGVO gilt zwischen dem im ELA-Vertrag bezeichneten Kunden als Verantwortlichem und DS81 – Manufaktur für digitale Systeme, Inhaber Daniel Schuboth, Frankenhainer Weg 25, 34613 Schwalmstadt, Deutschland, als Auftragsverarbeiter. Datenschutzkontakt und Empfangsstelle für Weisungen ist kontakt@ela.express.

Sie wird durch die vereinbarte Einbeziehung in den ELA-Vertrag wirksam. Der öffentliche Abruf dieser Seite allein ist kein Vertragsschluss. Bei Widersprüchen zu allgemeinen Leistungsbedingungen gehen ihre datenschutzbezogenen Regelungen vor. Zwingendes Datenschutzrecht bleibt unberührt. Die nachfolgenden Anlagen zu Verarbeitung, Schutzmaßnahmen und Dienstleistern sind Bestandteil der Vereinbarung.

Gegenstand, Zweck und Dauer

Gegenstand ist die Bereitstellung und der Betrieb von ELA zur Organisation von Fahrdienst und Alltagshilfe. Verarbeitet werden Kundendaten für Dienstplanung, Qualifikationen, freie Dienste, Fahraufträge, Durchführung, Leistungsnachweise, Leistungsjournal und Auswertungen. Hinzu kommen die hierfür erforderliche Authentifizierung, technische Administration, Sicherung und Unterstützung.

Die Verarbeitung dauert für die Laufzeit des Hauptvertrags und anschließend nur noch so lange, wie dies für eine rechtmäßige Herausgabe oder Löschung erforderlich ist. Sie umfasst Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Abfragen, Anzeigen, Abgleichen, Übermitteln im berechtigten Nutzerkreis, Exportieren, Einschränken und Löschen nach Weisung. Eine eigene werbliche Nutzung oder ein Training allgemeiner KI-Modelle mit Kundendaten ist nicht Gegenstand des Auftrags.

Anlage 1 – Personen und Datenarten

Betroffen sein können:

• Beschäftigte, Disponenten, Kontoverwalter, Abrechnungsverantwortliche und sonstige berechtigte Nutzer des Kunden;
• Fahrgäste und durch Alltagshilfe betreute Personen;
• deren berechtigte Kontaktpersonen, Angehörige oder Vertretungen, soweit der Kunde diese zulässig erfasst;
• Ansprechpartner des Kunden bei der technischen Unterstützung.

Verarbeitet werden insbesondere:

• Identitäts-, Kontakt-, Organisations- und Berechtigungsdaten;
• Qualifikationen, Gültigkeitsdaten, Dienstzeiten, Verfügbarkeit, Abwesenheiten sowie Bewerbungen und deren Bearbeitung;
• Namen und Kontaktangaben betreuter Personen, Abhol- und Zieladressen, Fahrtzeiten, Fahrgastzahl, Fahrzeugzuordnung, Kilometerstände und Statusereignisse;
• Leistungslisten, bestätigte Aufgaben, Einsatzzeiten, Notizen im erforderlichen Umfang, Tarifstände und Leistungswerte;
• Journalpositionen, Exportdaten und Nachweise über fachliche Änderungen;
• bei gesonderter freiwilliger Freigabe der neueste Gerätestandort mit Genauigkeit und Zeitpunkt sowie der Nachweis der Einwilligungsentscheidung;
• technisch erforderliche Sitzungs-, Geräte-, Push- und Sicherheitsdaten.

Zu den besonderen Kategorien nach Artikel 9 DSGVO können Angaben über Gesundheit, Mobilität, Rollstuhl- oder Betreuungsbedarf und entsprechend aussagekräftige Abwesenheiten gehören. Solche Angaben dürfen nur verarbeitet werden, soweit sie für den vereinbarten Zweck erforderlich und vom Kunden rechtlich abgesichert sind. Strafrechtliche Verurteilungen, vollständige medizinische Akten und biometrische Identifikationsverfahren sind nicht Gegenstand des vereinbarten Funktionsumfangs.

Verantwortung des Kunden

Der Kunde verantwortet die Zulässigkeit seiner Datenverarbeitung, insbesondere Rechtsgrundlagen, Transparenz, Betroffenenrechte, Erforderlichkeit, Beschäftigtendatenschutz und gegebenenfalls Beteiligungsrechte. Er bestimmt angemessene Aufbewahrungsregeln und erteilt entsprechende Löschweisungen. Die Vereinbarung schafft keine eigene Rechtsgrundlage für Gesundheitsdaten oder eine Standortüberwachung.

Er verwaltet berechtigte Nutzer und stellt sicher, dass Weisungen nur durch hierzu befugte Personen erfolgen. Bei einem erkennbaren Fehler oder einer unzulässigen Verarbeitung informiert er DS81 unverzüglich. Eine erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung und die Entscheidung über das verbleibende Risiko liegen beim Kunden; DS81 unterstützt ihn im gesetzlichen Umfang.

Weisungen und Vertraulichkeit

DS81 verarbeitet personenbezogene Kundendaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, einschließlich hinsichtlich Übermittlungen in Drittländer, sofern keine gesetzliche Pflicht zur anderweitigen Verarbeitung besteht. In diesem Fall informiert DS81 den Kunden vorab über die Pflicht, soweit das Gesetz dies nicht aus wichtigem öffentlichen Interesse untersagt.

Weisungen ergeben sich aus dieser Vereinbarung, der vereinbarten Konfiguration und rechtmäßigen Nutzung sowie ergänzenden dokumentierten Anweisungen. Mündliche Weisungen werden unverzüglich dokumentiert. Erkennt DS81 einen möglichen Verstoß gegen Datenschutzvorschriften, weist DS81 den Kunden unverzüglich darauf hin und setzt die betreffende Weisung bis zur Klärung aus, soweit dies rechtlich geboten ist. Eine Erweiterung des Leistungsumfangs wird gesondert vereinbart, ohne gesetzliche Unterstützungspflichten zu verkürzen.

Zugriff erhalten nur Personen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer entsprechenden gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Verpflichtung besteht über das Ende der Tätigkeit hinaus. Die Verarbeitung erfolgt nicht für eigene Profile, Werbung oder den Verkauf von Kundendaten.

Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen

DS81 trifft nach Artikel 32 DSGVO dem Risiko angemessene Schutzmaßnahmen. Dabei werden insbesondere die möglichen Gesundheits- und Standortbezüge berücksichtigt. Die Maßnahmen werden auf Wirksamkeit überprüft und dem Stand der Technik angepasst, ohne das vereinbarte Schutzniveau abzusenken.

Zugang und Berechtigung: Geschlossene Konten, rollenabhängige Berechtigungen, gehashte Passwörter und App-Zugangstokens, befristete Sitzungen und widerrufbare Gerätetokens. Der Betreiberzugang ist zusätzlich mit einem Authenticator-Code abgesichert. Ausgeschiedene und gesperrte Nutzer dürfen keinen regulären Fachzugriff behalten.

Mandantentrennung: Der Kundenkontext wird aus der authentifizierten Identität bestimmt. Fachliche Referenzen werden im jeweiligen Kundenkonto geprüft. Ohne gültigen Kontext bleiben Fachmodelle geschlossen. Der allgemeine Betreiberbereich zeigt keine fachlichen Betreuungsinhalte.

Übertragung und Systeme: Verschlüsselte Verbindungen für den Anwendungszugriff, geschützte Verwaltungszugänge, beschränkte Dienstkonten und Zugriffsrechte, getrennte private Konfigurationen sowie eine kontrollierte Aktualisierung der Betriebssoftware. Private Schlüssel, Datenbanksicherungen und Konfigurationen gehören nicht in öffentliche Dateien oder Versionsverwaltung. Eine Verschlüsselung jeder laufenden Datenbank oder jeder Festplatte wird damit nicht zugesichert.

Integrität und Nachvollziehbarkeit: Validierung fachlicher Eingaben, Transaktionen für konkurrierende Zuordnungen, Prüfungen von Qualifikationen und Belegung sowie fachliche Ereignis- und Sicherheitsnachweise. Leistungs- und Tarifstände werden beim Auftrag festgehalten; ein wiederholter Abschluss erzeugt keine zweite Journalposition.

Standortschutz: Freiwillige, fahrtspezifische Entscheidung des zugewiesenen Fahrers, getrennte Hintergrundentscheidung in der nativen App, jederzeitiger Widerruf und kurze Gültigkeit. Nur der neueste Punkt wird vorgehalten; Ablauf nach 15 Minuten. Keine Streckenhistorie und keine Standortpunkte in Sicherungen. Eine native Freigabe ist auf höchstens vier Stunden begrenzt.

Verfügbarkeit und Wiederherstellung: Geregelte, verschlüsselte Sicherungen der erforderlichen Daten, geschützte und getrennt verwahrte Wiederherstellungsgeheimnisse, Überwachung des Sicherungslaufs und regelmäßige Wiederherstellungsprüfungen. Sicherungen dienen nur der Wiederherstellung. Zwischenzeitliche Löschungen sind nach einer Wiederherstellung erneut umzusetzen. Eine bestimmte Wiederanlaufzeit oder geografische Trennung von Rechenzentrumsregionen ist nur geschuldet, wenn sie gesondert vereinbart wurde.

Entwicklung und Verfahren: Trennung von Entwicklung und Kundenbetrieb; ausschließlich fiktive Daten für lokale Demonstrationen. Prüfung von Mandantengrenzen, Berechtigungen, Abschlüssen und Standortwiderruf, kontrollierte Releases und Behandlung von Sicherheitsvorfällen. Supportzugriffe werden auf das Erforderliche beschränkt und nachvollziehbar ausgeführt.

Anlage 3 – Dienstleister und Verarbeitungsorte

Der Kunde erteilt die allgemeine Genehmigung für den Einsatz der hier genannten weiteren Auftragsverarbeiter, soweit sie für den beauftragten Funktionsumfang personenbezogene Kundendaten verarbeiten. DS81 stellt die nach Artikel 28 erforderlichen Verpflichtungen vertraglich sicher und bleibt gegenüber dem Kunden für die Erfüllung der Pflichten des weiteren Auftragsverarbeiters verantwortlich.

Für Apple Push Notification service gelten die einschlägigen Apple-Vertragsbedingungen. Der Dienst transportiert Geräte-Token und inhaltsarme Hinweise; er erhält keine Betreuungsakte oder Standortfolge. Apple verarbeitet Daten teilweise in eigener Verantwortung für den Geräte- und Plattformbetrieb. Die jeweilige Rolle wird nach dem konkreten Dienst und Vertrag abgegrenzt; eine pauschale Einordnung sämtlicher Apple-Verarbeitungen als Auftragsverarbeitung erfolgt nicht.

Die OpenStreetMap Foundation erhält beim unmittelbaren Kachelabruf aus dem Browser Verbindungsdaten und den angefragten Kartenausschnitt nach ihrer eigenen Datenschutzerklärung. Sie ist dadurch kein von DS81 mit der Verarbeitung der ELA-Fachdatensätze beauftragter Unterauftragnehmer. Personen- und Auftragsbezeichnungen werden nicht an die Kachelanfrage angehängt. Der Kunde wird über die Kartenfunktion und ihre Empfänger informiert.

Über beabsichtigte Änderungen oder die Hinzuziehung weiterer Auftragsverarbeiter informiert DS81 den Kunden rechtzeitig in Textform und gibt ihm vor Einsatz eine angemessene Gelegenheit zum begründeten datenschutzrechtlichen Widerspruch. Beide Seiten bemühen sich um eine zumutbare Lösung. Besteht ein berechtigter Einwand fort, erfolgt die betroffene Verarbeitung nicht ohne eine rechtmäßige Lösung; erforderlichenfalls kann die betroffene Leistung aus wichtigem Grund beendet werden.

Drittlandübermittlungen

Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder ein Zugriff von dort ist nur bei Einhaltung der Artikel 44 ff. DSGVO zulässig. DS81 prüft insbesondere die Anwendbarkeit eines Angemessenheitsbeschlusses oder vereinbart geeignete Standardvertragsklauseln einschließlich erforderlicher ergänzender Maßnahmen. Eine bloße Auswahl einer europäischen Cloudregion ersetzt diese Prüfung nicht.

DS81 stellt dem Kunden auf Anfrage die für seine Nachweis- und Prüfpflichten erforderlichen Informationen zu Empfängern, Verarbeitungsorten und Übermittlungsgarantien bereit. Gesetzlich erforderliche Mitteilungen über behördliche Herausgabeverlangen und unzulässige Weisungen bleiben unberührt.

Rechte, Vorfälle und Unterstützung

Gehen Anfragen betroffener Personen zu Kundendaten bei DS81 ein, leitet DS81 sie unverzüglich an den Kunden weiter und beantwortet sie nicht eigenständig inhaltlich, sofern keine eigene gesetzliche Pflicht besteht. DS81 unterstützt den Kunden unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei der Erfüllung seiner Pflichten nach Kapitel III DSGVO.

DS81 unterstützt den Kunden außerdem bei seinen Pflichten nach Artikeln 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Sicherheitsbewertungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen, vorheriger Konsultation und der Untersuchung von Datenschutzverletzungen. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Kundendaten meldet DS81 dem Kunden unverzüglich nach Bekanntwerden.

Die Meldung enthält, soweit verfügbar, Art und Umfang, betroffene Daten- und Personenkategorien, wahrscheinliche Folgen, ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen und einen erreichbaren Ansprechpartner. Fehlende Angaben werden ohne unangemessene Verzögerung nachgereicht. Die Entscheidung über Meldungen an Aufsichtsbehörden und betroffene Personen liegt beim Kunden, soweit er Verantwortlicher ist. DS81 sichert erforderliche Belege und wirkt an der Eindämmung mit.

Nachweise und Kontrolle

DS81 stellt alle zum Nachweis der Einhaltung dieser Vereinbarung und Artikel 28 DSGVO erforderlichen Informationen bereit. Kontrollen einschließlich Inspektionen durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten, zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer werden ermöglicht und unterstützt.

Art, Umfang und Termin werden so abgestimmt, dass Sicherheit, Geheimnisse und Daten anderer Kunden geschützt bleiben. Dokumentierte Nachweise können zur Vorbereitung verwendet werden, schließen erforderliche weitere Prüfungen aber nicht aus. Bei einem begründeten dringenden Anlass darf eine notwendige Kontrolle nicht durch unangemessene Vorankündigungs- oder Formvorgaben verhindert werden. Befugnisse der Aufsichtsbehörden bleiben unberührt.

Herausgabe, Löschung und Sicherungen

Nach Abschluss der Leistungen gibt DS81 nach Wahl des Kunden die personenbezogenen Kundendaten in einem gängigen maschinenlesbaren Format heraus oder löscht sie und vorhandene Kopien, sofern keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht. Der Kunde erhält vor einer endgültigen Löschung Gelegenheit, die Herausgabe zu veranlassen. Eine einzelne Finanz-PDF ist keine vollständige Datenherausgabe.

Angewiesene Löschungen werden dokumentiert und dem Kunden auf Verlangen bestätigt. Gesetzlich weiter aufzubewahrende Angaben werden gesondert gesperrt und nur für diesen Zweck verarbeitet. Sicherungskopien bleiben bis zu ihrer geregelten Überschreibung gegen eine reguläre Nutzung abgeschirmt. Bei einer notwendigen Wiederherstellung werden zwischenzeitliche Löschweisungen erneut umgesetzt; Sicherungen dürfen nicht zur Umgehung einer Löschung verwendet werden.

Standortpunkte sind von Sicherungskopien ausgeschlossen und verfallen nach der beschriebenen kurzen Frist. Für andere fachliche Daten bestimmt der Kunde die nach seinen Zwecken und gesetzlichen Pflichten zulässige Dauer. Eine unbefristete Speicherung allein wegen eines technischen Abschlussstatus ist nicht vereinbart.

Eigene Verantwortlichkeit und Haftung

DS81 verarbeitet eigene Vertrags-, Rechnungs-, Geschäfts- und erforderliche Sicherheitsnachweise in eigener Verantwortlichkeit, soweit dies tatsächlich eigene Zwecke betrifft. Diese Abgrenzung erlaubt keine Umwidmung fachlicher Kundendaten. Die Einzelheiten der eigenen Verarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung.

Die gesetzliche Verantwortlichkeit und Haftung nach der DSGVO, insbesondere die Rechte betroffener Personen nach Artikel 82, bleiben unberührt. Datenschutzrechtliche Mitwirkungs- und Nachweispflichten bestehen im erforderlichen Umfang über das Ende des Hauptvertrags hinaus.